Reika go CRM

• Ciascun utente, viene registrato con ruolo – permesso operativo di azione – e opzione di rilascio di credenziali dedicate per utilizzo app Tecnica / operatore.
• La visibilità di moduli e attività è su scala piramidale ma è possibile la gestione di eccezioni personalizzate.

Elenco Istituti bancari e iban suddivisi per categoria:

• Fornitori
• Clienti
• Azienda

Questo modulo interagisce automaticamente con i moduli di fatturazione e ciclo passivo oltre agli ordini e lo scadenziario fornitori.

• Dettaglio anagrafica fornitore categorizzato;
• Modulo collegato all’elenco prodotti associati e al modulo listino di acquisto /ordine fornitore / scadenziario Fornitore;

• Magazzino sedi / punti vendita / magazzini mobili;
• Gestione scorte di magazzino suddivise per area di business e formato (es- microfiltrazione – Osmosi – Cialde);
• Carico e scarico diretto della merce in base alle attività svolte nella giornata.

Ciascun prodotto e collegato ad un settore merceologico;
Ciascun settore merceologico e composto di una o più sottocategorie;

Settori merceologici e formati sono poi collegati ai diversi sistemi di fatturazione stoccaggio e eventi dedicati.

Ogni singolo apparato:

• Viene codificato con il codice produttore e codice interno – fornitore – settore merceologico di competenza.
• Viene abbinato al documento pdf del libretto di istruzioni e garanzia che viene inoltrato al cliente via mail al momento dell’installazione e pubblicato sulla applicazione del cliente;
• All’apparato se legato a contratto di comodato/noleggio viene assegnato un consumo medio di sostenibilità sotto il quale il sistema ReikaGo! crea un evento di sotto media all’utente che gestisce il cliente.

L’inserimento di ciascun prodotto definisce:

• L’area di business di appartenenza;
• Il formato in cui viene catalogato.
• Il fornitore da cui viene fornito;
• Il tipo di imballo;
• Il primo costo di listino;
• La scontistica a cui è soggetto in vendita su App e sito e.commerce;
• La provvigione dedicata alla rete vendita:
• La descrizione che è poi pubblicata automaticamente sul sito.
• Le Immagini da pubblicare in automatico sul sito e sul registratore di cassa telematico.
• L’alert di sotto-scorta prodotto per magazzino – punto vendita – furgone.

E’ una sezione apparati differenziata dai prodotti fisici e servizi; ogni apparato è collegato al settore merceologico di competenza.

Elenco matricole per modello macchine;
Per ciascun modello vengono:

• abbinate le matricole;
• Tracciate le data di ricezione merce sul singolo magazzino di riferimento;
• Gestione storico matricola macchina correlato a doc. di assegnazione cliente /rientro a magazzino.

La storia della singola matricola è tracciata:

• Stato attuale (magazzino – presso cliente con specifica anagrafica – riparazione – rottamazione)
• Documento di assegnazione (ddt /fattura) a cliente
• Documento di ritiro (ddt ritiro/sostituzione) dal cliente e rientro in riparazione.

Commessa officina (attività di revisione con calcolo tempi di lavorazione costo uomo / materiali)

Quando la macchina rientra da un intervento tecnico di assistenza, ordinato da un ticket di guasto, il sistema posiziona la macchina nello stato di riparazione e quindi non assegnabile a nessun cliente; a questo punto si genera una commessa automatica di officina, sulla matricola specifica. Al momento in cui l’operatore apre la commessa per eseguire la riparazione, il sistema presenta la storia del guasto (ticket) e attiva il cronometro che identifica il tempo di esecuzione della riparazione; nel corso della riparazione il tecnico può mettere in pausa, gestendo la casistica (es. pausa pranzo) e riprire successivamente la commessa; durante questa fase può accedere al magazzino ricambi , e abbinare alla commessa il materiale di ricambio utilizzato.
Al termine della commessa, firma il verbale digitale d’intervento e il sistema genera una distinta di costo, suddiviso per Costo orario e materiale utilizzato.

Il ticket di guasto può:

• Essere aperto direttamente dall’anagrafica cliente;
• Essere collegato al singolo apparato e alla matricola;
• Essere collegato ad una statistica di guasti preordinati;
• Essere esitato con stati di gestione diversi
• risolto -note
• intervento operatore: apre direttamente l’attività di assistenza sull’operatore;
• Definire la sostituzione dell’apparato con l’apertura dell’evento programmato operatore e il la generazione automatica del Ddt di sostituzione della matricola; la matricola ritirata viene inserita nelle commesse officina;

Il modulo eventi rappresenta il cuore di tutte le attività dell’azienda, generate per l’80% in autonomia dal sistema gestionale ReikaGo! che attivando le indicazioni fornite sulle singole casistiche dei diversi settori, genera e assegna le attività ai diversi utenti dell’azienda, non lasciando spazio all’errore; alcuni esempi di evento:

• Evento appuntamento di vendita: generato dal call center su un candidato cliente, Collegato al singolo utente commerciale gestisce le diverse esitazioni:
  a.1 Trattativa : con data di contatto per chiusura;
  a.2 Non interessato: con causale;
  a.3 rimandato: con gestione del nuovo appuntamento;
  a.4 Vendita: determina in automatico la trasformazione del candidato cliente in cliente, i cui campi vengono compilati integralmente; al salvataggio si apre il contratto che compilato in tutte le sue parti operative, viene salvato e reso disponibile al back office oltre che al cliente che ne riceve copia per e.mail;
• Evento di installazione: generato automaticamente alla conferma di contratto; terminata l’installazione il sistema invia in automatico scheda tecnica intervento sottoscritta dal cliente – libretto garanzia – manuale istruzioni per mail al cliente.
• Evento di manutenzione ordinaria periodica per tutta la durata del contratto: generato automaticamente alla conferma del contratto riporta la commessa del contratto il tipo di apparato e la sua matricola su cui eseguire la manutenzione; direttamente nell’evento si accede alla scheda di intervento , la si compila, si appone la firma dell’operatore e del cliente e si chiude; la chiusura della scheda di installazione determina l’invio automatico della copia della scheda al cliente; inoltre la scheda è salvata nello storico interventi presenti sulla applicazione del cliente.
• Evento di assistenza generato dal ticket e rendicontato sullo storico eventi cliente. Direttamente nell’evento si accede alla scheda di intervento di assistenza, la si compila, si appone la firma dell’operatore e del cliente e si chiude; la chiusura della scheda di installazione determina l’invio automatico della copia della scheda al cliente; inoltre la scheda è salvata nello storico interventi presenti sulla applicazione del cliente.
• Evento di consegna Bombole Co2: evento che collega il cliente – il suo contratto e il suo indirizzo geo localizzato alla consegna di bombole Co2 con emissione di documento di consegna o generazione di scontrino o fattura in loco.
• Evento di rifornimento sotto-scorta: collegato al sistema di telemetria Reika®, crea un evento di chiamata da parte dell’uuficoo verso il cliente, al fine di avvisare che la Co2 sta per terminare concordando quindi un evento di consegna.
• Evento di fatturazione automatica: ricorda all’ufficio amministrativo che sono state pubblicate tutte le pro-forma automatiche legate a canoni ricorrenti / rinnovi contratto; presenta il dettaglio delle pro-forma che se selezionate saranno in automatico inviate al cliente per mail.
• Evento Consegna merce: esitato aggiorna in real time la centrale dello stato dell’evento, e nel caso di incasso, dello stato del medesimo creando quindi il report di incasso per operatore a fine giornata ancor prima del rientro del medesimo presso la sede centrale.

In generale tutti gli eventi sono assegnati ad un singolo utente dell’azienda, devono essere esitati, e la loro lavorazione o non lavorazione è tracciato per valutare la performance operatore. Ogni attività già presente può essere modificata /implementata.

Gli interventi posso essere suddivisi per settore merceologico e categoria in:

a. Manutenzioni ordinarie
b. Manutenzioni e cambio filtro
c. Assistenza da ticket.
d. Installazione
e. Ritiro impianto
f. Consegna bombole co2
g. Consegna merce
h. Ecc.

Sull’evento l’operatore può:

a. Selezionare indirizzo, attivando automaticamente il navigatore;
b. Consultare il modello della macchina sulla quale è stato pianificato intervento;
c. Visualizzare la storia degli interventi precedenti;
d. Aprire il contratto;

Gli interventi di installazione, intervento di assistenza, e manutenzione, sono collegati ad una scheda digitalizzata compilata dall’operatore al momento dell’evento; al termine dell’intervento il cliente firma su tablet la scheda; la scheda viene digitalizzata ed inviata al cliente per e.mail oltre che essere archiviata sullo storico intervento eseguiti sul cliente.

a. Ad un contratto compilato in ogni sua parte;
b. Agli eventi di installazione e manutenzione per tutto il periodo di validità del contratto;
c. Alle por-forma periodiche che possono essere trasformate automaticamente in fatture o scontrini;

Casistiche di contratti

a. Contratto Vendita Rateale;
b. Contratto vendita finanziaria
c. Contratto noleggio;
d. Contratto di noleggio con riscatto;
e. Contratto di garanzia e rinnovi periodici.
f. Contratto di manutenzione;

Nel caso di contratti noleggio il sistema in base alla periodicità di fatturazione del canone genera in automatico le proforma da confermare nel mese e da inviare quindi al cliente come fatture.

Modulo archiviazione documentale;

Con questo modulo è possibile creare nel gestionale un archivio documentale di immagini e documenti assegnati a utenti /clienti/ utenti commerciali;

Nello specifico:
a. Le immagini vengono associate ai contratti;
b. I documenti: vengono suddivisi per cartelle (es. documenti commerciali – Depliants – argomenti di vendita ecc. / lettere a clienti / documenti identità /pratiche finanziarie);
c. Ad ogni cartella viene assegnato:
a. Permessi di visibilità;
b. Ruolo di visibilità;